Virtuel ledelse og virtuelle møder zoom tips

Tips til virtuelle og online møder

For dem, der vil deltage eller arrangere møder -tip til de virtuelle mødeledere

God struktur på mødet

Online møder kræver en god struktur. En god start er at kommunikere formålet med mødet og
om nødvendigt også vedlægge en dagsorden på opfordringen. Bed en deltager om at tage noter, før mødet begynder. Nogle værktøjer giver dig mulighed for at optage direkte i mødekanalen, kan alle deltagere se hvad der er skrevet og bidrage.

Teknologikontrol, zoom møde

Log på et par minutter før mødet for at sikre, at teknologien fungerer som bør. Du er velkommen til at bruge hovedtelefoner for den bedste lyd.

Velkommen alle deltagere på onlinemødet

Det er altid rart at byde alle velkommen til møde og, når det er nødvendigt, foretage en kort præsentation eller check-in.

Lyt/Tal – distribuere ordet under det virtuelle møde

Lad ikke de enkelte deltagere tage over. Start mødet at informere om, at det er vigtigt, at alle kan høres og lyttes til, og at lederen kan bede deltagere, der tager for meget mødetidserne vil være kortfattet. Lederen kan også forsøge at løfte deltagerne ikke sagt meget og bede dem om at tale ud til ikke glip af deres mening. Det kan også være nyttigt at har en moderator til mødet, der støtter i dette.

Før online mødet slutter

Sammenfat mødet, før det slutter, gentag det, der er besluttet. Nogle gange kan det være hensigtsmæssigt at udsende notater, “for at
og tidsfrister efter mødet. Det er også godt, at lederen er klar over, hvordan og hvor det kan nås efter mødet.

Tips til deltagerne på det virtuelle møde

Webcam på

Det er godt (og rart), hvis alle tænder deres Webcam. Men på meget store møder
kan det afgøres, om kameraet er nødvendigt. Du, der leder mødet, skal altid have din
kameraet tændt. Mens du taler, så prøv at se på
kameraet, ikke på dit eget billede på skærmen.
Dette skaber en følelse af øjenkontakt.

Mikrofon fra

Når der er mere end 3-4 mødedeltagere, skal du lukke
mikrofon, når du ikke taler med
undgå at sprede forstyrrende lyde. I tilfælde af store
møder, kan det være en god idé at oprette
en eller anden form for regel om, hvordan man anmoder om ordet.
Feedback

For at reducere risikoen for feedback

kun den person, der taler har sin mikrofon
Aktiveret. Deltagerne i mødet vil med fordel
headset og ikke computerens indbyggede
Højttalere.

Onlinemødet er for alvor

Tænk over, hvordan du opfører dig under mødet, opfører dig på samme måde som på et møde
finder sted i et rigtigt rum. Vær til stede, sidde
ikke og gøre noget andet som at arbejde med
telefon, læse / skrive e-mails. Du kan se det! Var
forpligtet og vise respekt for de andre i
Møde.

Individuelle deltagere/grupperum ved det virtuelle møde

Hvis en række deltagere sidder en efter en og
andre i grupper i samme rum, kan det være godt
at dele op, så alle deltager individuelt. På denne måde
på en måde får alle deltagere den samme oplevelse og
Forudsætning.

Ledelse handler i høj grad om kommunikation

Det siges, at kun 7 pct. af et budskab opfattes via ordene, mens resten opfattes gennem kropssprog, mimik, stemninger og reaktioner hos omgivelserne.

Derfor er det en udfordring i sig selv, når du som distanceleder er afhængig af mails, telefonsamtaler, videoopkald mm. Du skal ikke bare være bevidst om dit sprog og kunne læse dine medarbejdere; du skal også gøre dig klart, hvilken kommunikationsform egner sig til hvilken situation. Hvornår skal du ringe, hvornår er en e-mail passende og hvornår er et fysisk eller et Zoom møde påkrævet? Distanceledelse handler også i høj grad også om nærvær. Her er nogle kanaler som du kan bruge  din virtuelle lederskab. 

E-mail ved virtuel lederskab

Er dit budskab kompliceret, er der risiko for misforståelser, er emnet følelsesladet, eller har du brug for et svar her og nu? Så er mails måske ikke den rigtige løsning. For mange ledere er mails blevet den vigtigste kommunikationskanal, og derfor er dine mails i høj grad med til at definere dig i dine medarbejderes øjne. Overvej derfor altid: Er mit budskab tydeligt? Er mailen så kort og præcis som muligt, uden at give køb på høflighed eller venlighed? Kan min tone misforstås? Husk at en smiley ikke opvejer et harskt budskab eller en hård tone.

Opkald mere personlig end mails

Et opkald har den fordel fremfor mailen, at den er mere personlig. Udforingen kan være at finde tid til hvornår det er bedst at ringe. et kan blive en kilde til stress og irritation, hvis medarbejderne oplever, de skal smide det, de har i hænderne, hver gang chefen ringer. 

Zoommøder

Zoommøder kan være en god måde at skabe følelsen af nærvær, når det ikke kan lade sig gøre for alle parter at mødes fysisk. Det kræver naturligvis, at alle afdelinger har adgang til brugbart it-udstyr. Sørg for at inddrage de mødedeltagere, der sidder på afstand, så de ikke føler sig glemt, og spørg gerne aktivt ind til deres holdninger/bud etc.

Virtuel ledelse med SMS/chat

Endelig er der en del distader eller til hastemeddelelser, hvor man har brug for en hurtig reaktion. Da formen er ultrakort, skal du være omhyggelig med din kommunikation.

Du kan måske også lide

Female student studying at the laptop in library
Information

Firma info I Dk

Få info om forskellige virksomheder i Danmark

Bliv ringet op

Indtast dit telefonnummer og bliv ringet op af en rådgiver 

Skole-it.dk

Nyheder

Studieliv, IT, information & Iværksætteri

Seneste artikel